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O maior evento para Assistentes, Assessores e Secretariado começa esta semana, confira alguns destaques na programação e dicas importantes para o evento.

5ª edição do Congresso Internacional de Secretariado já vai começar! Nos próximos dias estaremos juntos em três dias repletos de conhecimento, aprendizado e crescimento profissional. Então antes do grande dia do COINS 2019 chegar, vamos te lembrar de algumas coisas muito importantes para o evento.

O tema deste ano Das inteligências múltiplas à inteligência artificial: como utilizar a seu favor e de sua carreira” visa trazer um novo olhar sobre uma temática que é objeto de estudo há muitas décadas. Muitos são os tipos de inteligência existentes e quando elas são desenvolvidas, podem fortalecer o seu empoderamento profissional e sua permanência no mercado de trabalho.

Por isso, todas as palestras nacionais e internacionais estarão voltadas a agregar ainda mais conhecimento. Nos destaques internacionais deste ano teremos a Zelda La Grange, que foi secretária do ex-presidente sul-africano Nelson Mandela, e que compartilhará sua experiência de mais de 20 anos trabalhando ao lado desta grande figura da política internacional.

Dentre os destaques nacionais temos a Lala Deheinzelin, autora futurista que abordará os cenários que se passam no presente para realizar escolhas mais conscientes no futuro, gerando uma mudança de mentalidade e até mesmo de hábitos.

Mas o COINS não se resume só a isso. Teremos outras novidades e palestras que você já pode conferir aqui na programação do evento.

Outras informações importantes para o evento

Para que sua experiência fique ainda mais agradável, vamos te passar algumas dicas importantes que serão muitos úteis e vão te ajudar a não passar por nenhum problema.

Então se durante o evento você tiver alguma dúvida, a Equipe COINS estará a sua disposição para auxiliar. E para encontrar a equipe é fácil, pois todos estarão caracterizados de camiseta preta, personalizada. Você poderá se dirigir às pessoas assim identificadas na ocorrência de qualquer eventualidade ou dúvida.

Para aqueles que não são da cidade de São Paulo, disponibilizaremos apenas no  dia 19/10, um serviço de guarda-volumes para os participantes que necessitarem guardar suas malas. Mas, como o espaço é limitado, sugerimos que você se planeje para não precisar levar sua bagagem ao evento.

Se você está preocupado se irá entender as palestras e workshops internacionais, pode ficar tranquilo. Teremos equipamentos de tradução simultânea que estarão disponíveis no horário das palestras internacionais para serem retirados, mediante apresentação de algum documento de identificação, que será devolvido quando da entrega do receptor.

Expo COINS 2019 

E claro, teremos nosso Expo COINS que será realizado na sala Pará, no Piso A. Com diversas empresas e expositores. Compareça no local e prestigie as empresas que valorizam a profissão de Secretariado, visitando seus estandes durante os intervalos.

Nos dias 17, 18 e 19 vamos celebrar e aprender mais sobre essa tão importante profissão, estamos muito animados com a sua presença. Caso haja alguma dúvida pode entrar em contato conosco a qualquer momento.

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Com profissionais de todo o país e de Angola, o COINS 2019 é uma excelente oportunidade de realizar networking em eventos como este com colegas da área.

COINS 2019 está quase chegando! Dentro de alguns dias, vamos desfrutar de palestras, workshops e de todo o conhecimento que será compartilhado durante o congresso.

E como receberemos pessoas de todos os cantos do país, essa será uma excelente oportunidade de fazer uma troca de contatos com os profissionais da área. Logo, em preparação para esse grande dia, queremos dividir com você 5 dicas bem legais para aproveitar e realizar um bom networking com quem estiver presente.

Vamos começar entendendo o que é networking. Este termo surgiu com a ideia de uma rede de relacionamentos, pode ser no âmbito pessoal e no profissional. É se conectar com pessoas ou empresas que possuem interesses, nichos, ou alinhamentos parecidos com os seus ou que possam estar ligados de alguma maneira.

Com o termo bem claro, confira alguns passos básicos para realizar um bom networking.

1. Não tenha medo de falar!

Para começar qualquer relação uma boa comunicação é fundamental. Então nos eventos, em especial o COINS, busque conversar com outros profissionais da sua área e até mesmo de campos correlacionados. Não deixe a vergonha te impedir de conhecer grandes profissionais, agregar conhecimentos e ter novas oportunidades na sua carreira.

É muito comum as pessoas terem medo ou vergonha de conversar em público ou com pessoas com as quais elas ainda não têm intimidade. Por isso, existem diversos cursos de oratória que buscam auxiliar quem tem medo, a perder o nervosismo e falar de forma desenvolta. No COINS 2019 haverá um workshop ministrado por Susan Berkley, com o tema: “Fale para influenciar: como desbloquear o poder oculto da sua voz.”  

2. Saiba ouvir!

Ouvir é uma virtude que poucos dominam, mas que é muito apreciada nos últimos tempos. E, para realizar um networking de sucesso, é imprescindível não só falar de suas conquistas, mas saber ouvir o que seu interlocutor tem a dizer e as coisas que ele tem a compartilhar.

Escute tudo o que as pessoas têm a dizer, com certeza elas terão experiências que poderão ser válidas para sua vida profissional e podem ter conselhos sobre situações que você possa estar passando ou virá a passar.

Um exemplo de quem soube ouvir no momento certo é o da Zelda La Grange, que foi secretária pessoal do ex-presidente sul-africano Nelson Mandela. Em sua palestra no COINS 2019, ela compartilhará sua experiência de mais de 20 anos trabalhando ao lado de Mandela e todas as coisas que aprendeu durante a sua trajetória.

3. Tenha conteúdo!

Quando realizamos networking buscamos pessoas que possam agregar algum valor a nossa vida, que de alguma forma possam nos ensinar ou nos ajudar. Mas isso é um via de mão dupla! Não basta buscar apenas nos outros, você também tem que ser uma pessoa que agregue valor.

Mostre a todos os trabalhos que você realizou, os livros que leu, os assuntos que te interessam. Na hora de se relacionar, todo conhecimento é válido e precioso, e isso criará uma relação ainda mais interessante tanto para você, como para seus colegas.

Um tema legal para a discussão é o da palestrante Èrika Martín, “Robôs versus Profissionais de Secretariado: quem dará suporte aos gestores no futuro?”. No COINS, ela que é um pseudônimo e inteligência artificial de secretária, falará sobre como o profissional do secretariado será impactado com novas tecnologias. Já é um tema ótimo para conversar com os colegas, não é?

4. Aproveite os coffee-breaks e a visita na EXPO COINS!

Nem todo momento é hora de começar a fazer um networking, é importante observar a situação para entender se socialmente aquela ocasião é a adequada para iniciar uma conversa. Então, aproveite o horário dos coffee-breaks e intervalos para se aproximar das pessoas e falar com elas sobre os assuntos das palestras, a profissão ou sobre o evento no geral.

Os expositores terão assuntos que somarão dicas para você e seu trabalho. Confira um pouco mais sobre os nossos expositores AQUI, visite cada stand e aproveite para ver os que as empresas tem para apresentar a você.

O clima descontraído desses intervalos irá até te ajudar a quebrar o gelo e te deixará com menos medo de abordar aquela pessoa que você queria muito conhecer.

5. Follow up!

Você conseguiu finalmente estabelecer contato com diversas pessoas interessantes para seu círculo profissional. E agora, o que deve ser feito? Não deixe a relação entre você e seu contato esfriar, mande uma mensagem para a pessoa no pós-evento, adicione nas redes sociais, mande um e-mail com novidades sobre seu trabalho ou pedindo conselhos. Mostre para a pessoa que você tem interesse em manter contato e trocar experiências com ela.

Seguindo essas dicas você conseguirá firmar novas relações profissionais e ter uma grande troca de experiência. O COINS 2019 já é nessa semana, então aproveite esse tempo para se preparar e deixar tudo pronto para o evento. Confira quais serão as outras palestras e workshops AQUI. Te esperamos lá.

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Você está sobrecarregado de trabalho? Pensa que o dia deveria ter muitas horas a mais para que você pudesse executar as tarefas da casa e do trabalho de uma maneira mais satisfatória? Então, você precisa conhecer o método GTD!

Getting Things Done (GTD), ou “a arte de fazer acontecer” foi criado pelo norte-americano David Allen como uma maneira de criar um sistema para integrar e otimizar a rotina. Além disso, ela é uma técnica muito utilizada pelos profissionais do secretariado para facilitar a organização.

Vamos aprender mais sobre o método GTD? Venha conosco!

Entenda o que é e conheça os 5 passos do método GTD!

O GTD tem como objetivo otimizar a rotina diária para que as pessoas tenham mais qualidade de vida e bem-estar. Isso porque, quando separamos o pessoal do empresarial, conseguimos aproveitar mais os momentos de lazer e recarregar as energias para o dia seguinte.

Se você quer produzir mais e melhor e desenvolver o pensamento estratégico na realização das suas tarefas diárias, saiba que o método GTD é uma ótima alternativa. Dessa maneira, ele faz com que as pessoas não se sintam sobrecarregadas ou estressadas tendo milhares de atividades para realizar.

Sendo assim, o método GTD é dividido em cinco etapas principais. Aprenda agora mesmo quais são elas!

1. Coletar

Passe para o papel tudo o que você precisa fazer na sua vida. Aqui, é preciso descrever as tarefas diárias, semanais, mensais e também todos os sonhos e planos a longo prazo.

Essa etapa, categorizada como “caixa de entrada” funciona para você ter uma visão detalhada sobre tudo o que precisa ser feito. Você deve estar se perguntando:

— Devo inserir TUDO nessa etapa?

E a resposta é: sim! Você deve colocar todos os projetos, tarefas, objetivos, locais que deseja conhecer e tudo o que ainda precisa da sua atenção.

2. Processar

Agora é preciso analisar tudo o que foi escrito na primeira etapa. Por isso, separe as atividades como prioridade ou se é uma tarefa que pode ser realizada a longo prazo. Analise todas as possibilidades para verificar o que é necessário fazer hoje e o que pode ficar para amanhã.

Aqui, você também tem a oportunidade de descartar tudo o que listou “no calor do momento”. Deixe somente as atividades que você realmente deseja realizar.

3. Organizar

Depois de coletar e processar, chega o momento para encontrar um sistema que funcione para organizar todas as tarefas. Para ficar mais fácil, separe as atividades por categoria e depois por prioridade. Aqui, também é necessário conferir quais são as atividades que precisam ser executadas de forma conjunta.

Uma dica é dividir as tarefas em: pessoal, trabalho e projetos futuros (como viagens e outros bens materiais).

4. Revisar

Agora que você mapeou e organizou todas as atividades, é necessário revisar todo o sistema para ver se você não se esqueceu de nenhum detalhe importante. Reavalie as prioridades e confira se todas as atividades urgentes foram destacadas.

5. Executar

A última etapa é o momento da execução, na qual, você “coloca a mão na massa”. Agora que todas as atividades estão listadas e categorizadas, chega o momento de executá-las. Por isso, “mãos à obra” e seja muito fiel ao seu planejamento, está bem?

E aí? O que você achou do método GTD? Gostou da ideia? Se você achou o nosso post interessante, aproveite para compartilhá-lo nas suas mídias sociais. Assim, os seus amigos também têm acesso ao nosso material!

Se ainda não fez seu GTD, que tal planejar a sua participação no COINS 2019 para ouvir sobre Cenários e Futuros com Lala Deheinzelin, futurista e especialista em Novas Economias e criadora do movimento Crie Futuros e da Fluxonomia 4D.

Lala como futurista, considera importante perceber o futuro além de cenários ou projeções, explorando especialmente o campo do desejo e das possibilidades. Em 2008 iniciou um processo para nutrir visões positivas de futuro. Lançou o movimento Crie Futuros com o propósito de trabalhar a percepção de que muitos dos nossos desejos são completamente possíveis. Veja mais sobre ela no nosso blog.

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Você viu que o número de empreendedores triplicou no Brasil em menos de 10 anos, passando de 14,6 para 49,3 milhões? Esses dados comprovam que estamos vivenciando essa era do empreendedorismo . Os empreendedores estão, cada vez mais, quebrando paradigmas e criando um mundo oportuno para o desenvolvimento de sua marca no mercado.

Não podemos ignorar: uma era do empreendedorismo já chegou. E você? Sabe o que fazer do cenário Não? Então, confira algumas dicas para que você possa desenvolver essa habilidade e se tornar um empreendedor de sucesso!

Tenha a paixão por aquilo que você faz

Você já ouviu a expressão: escolha um trabalho que você gosta e você nunca mais vai precisar trabalhar na vida? Pois bem! Saiba que a área do empreendedorismo é exatamente assim.

Por que, o primeiro passo é ter certeza de estar na área em que você mais ama e tenha paixão por ela.

Desenvolvido um plano de negócios

É fundamental ter um planejamento muito estruturado para começar um novo negócio. Por isso, não é melhor do que fazer um plano financeiro detalhado, médio e longo prazo.

Para construir um plano de negócios, leia mais sobre o empreendedorismo, troque uma ideia com as pessoas que estão na sua área, participe de cursos e treinamentos e esteja sempre de olho nas tendências e inovações.

Começar aos poucos

Jamais largue seu emprego atual e invista todo o seu dinheiro em um negócio que você não tenha certeza do que está certo. Aliás, você pode ser empreendedor no seu trabalho atual. Em todas as empresas há muitas necessidades para serem implementadas, vários problemas para serem solucionados, muitos “nichos” esperando que alguém assuma como “mentor”. A polivalência do profissional de secretariado capacita para esse olhar diferenciado. Basta ter a atitude de escolha e de colocar a mão na massa.

O que é mais importante é abrir e seguir e aperfeiçoar o plano de negócios conforme as dificuldades e oportunidades principais surgindo.

Invista sempre em boas pesquisas de satisfação

A pesquisa de satisfação é uma ferramenta de gestão que ajuda a identificar os pontos fortes e fracos das organizações. Então, tenha a certeza de que ela será uma excelente aliada no seu planejamento.

Você pode iniciar aplicando essa ferramenta para conhecer as reais necessidades do seu público e conferir se o seu empreendimento é viável ou não. Depois que você abrir a empresa, pode continuar investindo nas pesquisas para avaliar em quais aspectos a sua marca pode melhorar.

Lembre-se de que não existe nenhuma receita de bolo para ser um empreendedor de sucesso. No entanto, tenha a certeza de que ouvir o seu cliente é uma grande oportunidade para aperfeiçoar o seu negócio com base em dados reais de quem mais importa: o seu público.

Tenha persistência

Tenha a consciência de que nem tudo sairá conforme você espera. Por isso, é importante ter persistência e ser otimista, conhecendo a realidade do mercado e não desistindo dos seus sonhos.

Invista em bons relacionamentos e firme algumas parcerias que realmente ajudem a desenvolver o potencial da sua empresa. Seja criativo, inovador e esteja sempre à frente da concorrência.

Agora que você acessou algumas matérias sobre a era do empreendedorismo, que conferir outro material sobre o assunto? Leia agora mesmo: empreendedor por oportunidade ou por conveniência ? Até o próximo post!

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Otimizar a gestão de tarefas é um constante desafio no dia a dia organizacional. A cada momento surgem novas atividades a serem concluídas e administrar o tempo nem sempre é uma tarefa simples. Por isso, saber como gerenciar as demandas do seu gestor é uma atitude essencial para não se perder ao longo do caminho.

Sabemos que administrar todas essas tarefas exigem muita expertise e planejamento. Por isso, é fundamental que você seja uma pessoa organizada e comprometida, além de não ter medo de trabalhar sob pressão.

Quer conhecer algumas dicas para ajudar a gerenciar as demandas do seu gestor? Continue a leitura e aprenda!

1. Use a tecnologia ao seu favor

Na atualidade, existem diversos softwares para a gestão de tarefas, que ajudam a lembrar as tarefas e ainda marcar os itens mais urgentes. Além disso, eles permitem manter um histórico mais organizado — assim, você evita, por exemplo, de realizar a mesma tarefa mais de uma vez.

Se a empresa que você trabalha não tem condições financeiras de mandar confeccionar um software personalizado para a sua demanda, você pode utilizar alguns aplicativos que ajudam a organizar a rotina:

2. Tenha um bom planejamento

Um bom planejamento é essencial para alcançar ótimos resultados no trabalho. Assim, você pode delegar as tarefas que você não precisa realizar e organiza a sua rotina com mais facilidade.

Além disso, uma boa programação de atribuições é a principal responsável por organizar melhor as demandas mais urgentes e também prepara você melhor para lidar com imprevistos.

3. Crie um cronograma de tarefas

Tenha uma agenda muito bem administrada. Para isso, crie um cronograma de tarefas para aumentar a sua produtividade no trabalho. Separe a sua rotina por dia, horário e por prioridades.

Ao final do dia, reserve um tempo para avaliar como foi a sua produtividade e analise o que você pode melhorar para o dia seguinte. Nesse momento, você pode passar para o dia seguinte tudo o que não conseguiu realizar naquele momento. Com o tempo, você consegue encaixar melhor o volume de trabalho na rotina de trabalho.

4. Não leve trabalho para a casa

A não ser que você trabalhe no modo home office, jamais leve trabalho para casa. Organize a sua rotina no trabalho e tire um tempo diário para descansar, aproveitar a sua família, amigos ou fazer outras atividades que fazem bem.

Isso porque, muitas pessoas que não sabem administrar o seu tempo, levam trabalho para casa e acabam não descansando. Assim, não renovam as suas energias para o dia seguinte. Com o tempo, isso se transforma em estresse, improdutividade e causa diversos malefícios para a sua saúde.

Por isso, é essencial saber organizar bem a sua rotina e, caso você esteja muito sobrecarregado, vale a pena conversar com o seu gestor e solicitar uma estagiária ou começar a terceirizar algumas de suas atividades.

5. Aposte em técnicas de gestão do tempo

Existem diversas técnicas que ajudam a administrar o tempo no dia a dia organizacional. Elas ajudam a manter o foco e não deixar nenhuma tarefa passar despercebida. Veja quais são as principais:

Método Pomodoro

O Método Pomodoro se resume em fazer pausas alternadas durante as atividades, separando as horas em períodos de foco com intervalos curtos para o descanso.

Método Kanban

O Método Kanban se resume em organizar as tarefas pelo seu status, distribuindo toda a rotina em quadros com classificações.

Método GTD

O Método GTD tem foco na execução e no desenvolvimento de um fluxo que ajuda a organizar a rotina em algumas etapas, tais como: capturar, esclarecer, refletir e engajar.

E aí? Gostou das nossas 5 dicas para gerenciar as demandas do seu gestor? Você tem mais alguma dica para compartilhar com a gente? Então, deixe um comentário neste post falando a sua opinião sobre o assunto!

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Você já assistiu o filme Ex Machina? Veja um resumo e também qual é a sua relação com os profissionais do secretariado. Leia mais!

Ex Machina é um filme de ficção científica e drama, escrito e dirigido por Alex Garland, lançado em 2015. Ele conta a trama de três personagens principais: Calleb, Nathan e AVA.

O filme traz algumas relações com o mundo do secretariado, na qual, vamos abordar neste post. Quer saber mais? Continue a leitura!

Entenda um pouco sobre o filme Ex Machina

Calleb trabalha em uma empresa muito grande de software de pesquisa de internet. O programador ganha uma competição para passar uma semana na propriedade de Nathan (CEO da empresa).

Logo ao chegar no local ele percebe que algo está fora do comum (afinal, passou duas horas dentro de um helicóptero até chegar à casa de Nathan). Ele chega no ambiente e se hospeda em um quarto sem janelas e que é controlado por sensores, além de ter câmeras por todos os lados.

Nathan explica a Caleb que ele faz parte de um experimento relacionado a criação de Inteligência Artificial. Naquele local ele está desenvolvendo uma androide extremamente inteligente, Ava. Tanto a androide como Caleb, passam a conversar sob a supervisão do CEO, desenvolvendo novas formas de conversas e estimulando o aumento de conhecimento e jeitos humanos à androide.

Em um determinado momento do filme, Ava desenvolve uma consciência sobre o seu futuro e o objetivo da sua criação, levando-a se revoltar contra seu criador.

Dessa maneira, Caleb busca a todo custo ajudar Ava e traz um final surpreendente (que não vamos contar neste post porque não vamos dar spoiler!).

Ex Machina possui uma profunda discussão sobre as questões éticas, o comportamento humano e o futuro da tecnologia como parte de algo que irá dominar toda a nossa vida.

Veja qual a relação do filme Ex Machina com o secretariado

Assim como Caleb, os profissionais do secretariado vivem desafios constantes na sua vida pessoal e profissional. A cada dia que passa surgem novas barreiras e muitas vezes não conseguimos acompanhar todas as mudanças ao nosso redor e a percepção se o que ouvimos é verdade ou fake news.

Nathan tem uma inteligência incrível e que ultrapassa a realidade. No entanto, assim como no secretariado, o conhecimento e a experiência muitas vezes nos fazem passar por situações que não contávamos. Muitas vezes, as situações fogem do nosso controle e precisamos vivenciar algo que não estava projetado (mesmo que, anteriormente, já tenhamos tudo planejado e esquematizado).

Já Ava é o fruto de uma experiência de inteligência artificial, projetada por um humano, fazendo com que haja uma reflexão importantíssima sobre o futuro da humanidade e sobre o que podemos esperar das novas tecnologias no mundo organizacional.

Veja o que esperar da palestra de Érika Martín no COINS 2019

Falando sobre a importância das novas tecnologias, precisamos conversar sobre a palestra da Érika Martín (Madrid/Espanha) no COINS 2019!

Ela atua em empresas de pequeno, médio e grande porte e também em multinacionais da Alemanha e Espanha. Na sua carreira, trabalhou com recepção ao cliente, no setor administrativo, marketing e também em direção geral, onde atuou prestando suporte ao CEO e diretor comercial e de marketing da região EMEA.

Atualmente, é autora do blog “Anécdotas de Secretarias” que, com histórias de humor, fala um pouco sobre como é o dia a dia nos escritórios: rotina, desafios, dificuldades, medos e sonhos. Também orienta e ajuda os profissionais que desejam potencializar as suas habilidades profissionais na empresa e também pessoais.

Quer saber o mais interessante? Ela estará presente no COINS 2019 promovendo um debate enriquecedor sobre esses temas. Quer saber quem mais participará como palestrante? Clique neste link e confira quem são os facilitadores do COINS 2019!

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